マイナンバー制度とは…

マイナンバー制度とは、社会保障・税番号制度のことです。これは、複数の機関に存在する個人の情報を同一人の情報であるということの確認を行うための基盤であり、社会保障・税制度の効率性・透明性を高め、国民にとって利便性の高い公平・公正な社会を実現するための社会基盤（インフラ）として考えられています。全国民に個人番号を付番し、個人を一意に特定することを可能とする「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」、通称：マイナンバー）」および関連法が平成25年5月24日に成立しました。

「まだ先の事…」「会社には関係ない」などと思われている方も多いようですが、今年10月には、住民票を有する国民すべてに12桁のマイナンバー（個人番号）が通知され、来年（平成28年）1月からは、社会保障、税などに関する行政手続きでマイナンバーが必要となります。

マイナンバー制度の特長とメリット

一度指定されたマイナンバーは原則として生涯変更されません。国の行政機関や地方の公共団体においては、税や社会保障、災害対策などの分野で保存されている個人情報とマイナンバーとを紐づけることによって、情報管理を効率的に実施し、さらにマイナンバーを活用して個人情報を他の機関との間で迅速かつ確実にやり取りすることが可能となります。

運用にあたっては、他人のマイナンバーを悪用したなりすましを防ぐための本人確認の仕組み、マイナンバーを保有する機関の情報管理や連携における個人情報保護の措置も取り入れられています。

また、導入のメリットとしては、社会保障・税に関連した行政手続きにおける、添付書類の削減などによる国民の利便性の向上に加えて、行政を効率化して人員や財源を別のサービスに割り当てられること、所得のより正確な捕捉によって緻密な社会保障制度の設計が可能となるといった点があります。

知っておかなければならない マイナンバー制度と企業の対応

1. 会社がマイナンバーを取り扱う具体的な事案としては、何がありますか？

具体的な対象事務としては、以下のような行政手続きがあります。

• 健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届作成等
• 従業員の給与所得の源泉徴収票作成
• 報酬等の支払調書作成

2. 従業員のマイナンバーを確認する際に、どのような手続きが必要ですか？

マイナンバーを確認する際には、本人に利用目的を明示するとともに、なりすましを防止するために厳格な本人確認を行う必要があります。本人確認の方法については、運転免許証やマイナンバーの記載された住民票と照合することなどが必要です。

3. 税務関係の手続きのために取得した従業員のマイナンバーを社会保険の手続で利用するなど、別の事務処理に利用することはできますか？

マイナンバーについては、番号法第29条第3項により読み替えられた個人情報保護法第16条が適用されるため、本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の範囲を超えて利用することはできません。このため、源泉徴収票作成のために取得したマイナンバーは、源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用できるということになります。ただし、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収票作成や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。

4. 従業員がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どのように対応すればよいですか？

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先機関の指示に従ってください。

5. 従業員3名の小さな会社なのですが、この法律（番号法）の適用はありますか？

小規模な事業者も、法で定められた社会保障や税などの手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱うことになりますので、番号法による義務は規模に関わらず全ての事業者に適用されます。

6. この法律（番号法）に違反した場合、何か罰則はありますか？

番号法では、個人情報保護法よりも罰則の種類が多く、法定刑が重くなっています。たとえば、会社の総務担当者が、正当な理由なく、業務で取り扱った他人のマイナンバーを他に漏らした場合には、『3年以下の懲役、または、150万円以下の罰金』などに処せられます。

7. マイナンバー（個人番号）を取り扱うにあたって、注意すべきことはありますか？

この法律の施行によって、会社が最も注意しなければならないことは、マイナンバーの漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければならないということです。特に、データベース化されたマイナンバーは、大量で、かつ検索が容易になるため、漏えい等がないよう厳重に管理する必要があります。
個人情報保護法が施行された時もそうでしたが、これまで以上に機密情報管理体制の構築とルール化が必要となりそうです。

監修：社会保険労務士 小泉事務所