データ消去履歴の管理機能

「スイートデータ消去 Ver.2」では、データ消去履歴の管理機能に対応いたしました。本機能により、機器ごとの消去履歴の管理が可能となり、機器を廃棄する際の消去漏れによるデータ流出等の事故を未然に防ぐことができます。また、消去履歴は弊社のクラウドサーバ上に保存され、主要なWebブラウザから閲覧・操作が可能なため、インターネット環境があればPC、スマートフォン、タブレット等、デバイスを選ばず利用可能です。以下に主な機能概要についてご紹介いたします。

消去業務の管理機能

予め消去業務（業務件名や消去台数）を定義しておくことで台数分の消去番号が自動的に発行され、業務ごとの消去状況を確認できるようになります。

図1　消去業務の作成画面および消去履歴の一覧画面

管理ラベルによる消去状況の照合機能

消去番号ごとの管理ラベルを印刷、対象機器に貼り付けることで、管理ラベルに印字されたQRコードから現物ベースで機器の消去状況を照合できます。管理ラベルはPDFファイルとしてダウンロードでき、市販の各種ラベルに印刷してご利用いただけます。

図2　管理ラベルQRコードからの消去状況の照合

アカウントの管理機能

ユーザの管理者にて、担当者ごとのアカウントを発行、管理することが可能です。これにより、データ消去を行った日時とともに担当者の照合も可能となります。また、先述の消去業務に対して、アカウント毎に消去履歴の登録や閲覧の権限を設定できます。これにより、例えば特定業務の消去履歴のみ許可したゲストアカウントを発行することで、データ消去の依頼者と消去状況を共有するといったことが可能です。

なお、アカウントや消去業務の作成は任意のため、デフォルトでは従来バージョンのようにデータ消去のみ行うご利用方法も可能です。また、厳格に消去履歴を管理したいユーザ向けの機能として、データ消去時のログインを必須にする、消去業務の選択を必須にするといった設定を管理者が行うこともできます。

図3　アカウントの編集画面

図4　消去業務アクセス権限設定画面

消去履歴の自動登録・更新機能

スイートデータ消去の消去プログラムと連動し、データの消去時に業務および消去番号を指定することで、自動的に消去履歴の登録・更新が行えます。また、このときログインしていたアカウントも記録されるため、いつ誰が消去を行ったかが確認できるようになります。

消去番号の指定はリスト選択／直接入力のほか、対象機器に予め貼り付けられた管理ラベルのQRコードを読み取って自動入力することも可能です。

消去履歴のインポート／エクスポート機能

消去履歴はCSVファイルによるインポート／エクスポートに対応しています。これによりスイートデータ消去のみならず、他社製のソフトウェアや消去プロセス（物理破壊、磁気破壊等）の消去履歴を一元管理することが可能です。CSVファイルとあわせてデータ消去証明書等のPDFファイルもインポートできますので、依頼者は証明書とともにデータの消去が確実に履行されていることが確認できます。

図5　消去履歴の詳細画面

図6　モバイル端末からの操作にも対応